VHV Online

Zo Gaat Dat ...

In deze rubriek hebben mijn zes collegae-bestuursleden al beschreven wat hun bestuurstaken inhouden. Eigenlijk was ik in de afgelopen VHV aan de beurt, maar de redactie gaf de voorkeur aan een ‘Zo gaat dat...’ van de kascommissie omdat dit mooi aan zou sluiten bij de ALV die (toen nog) gepland was in maart.

Binnen het bestuur vervul ik in principe de volgende taak:

• a. het beheren van het materiaal (vandaar de naam ‘materiaalcommissaris’) Maar in de praktijk komen daar nog de volgende activiteiten bij:
• b. coördinatie van de concerten
• c. coördinatie instrumententransport
• d. organisatie repetitieweekend
• e. coördinatie repetitieruimte

Elk van deze activiteiten zal ik hieronder kort toelichten:

ad. a: materiaal In principe moet ik er voor zorgen dat ons materiaal er in optimale conditie bijstaat en dat additioneel instrumentarium (al naargelang de partituur voorschrijft) geleend of gehuurd wordt. Wat dit betreft heb ik het makkelijker dan bijvoorbeeld Tieme: ik hoef niet bang te zijn dat een pauk mij een week voor concert opbelt om me te vertellen dat hij ziek is. De vele concerten brengen wel meer slijtage aan het materiaal met zich mee. Gelukkig heeft Bert Strijks twee rechterhanden en is hij vaak bereid om reparaties vakkundig te verrichten.

ad. b: concerten Met de technische dienst van een concertzaal spreek ik ruim van te voren de details rond een concert door: tijdschema, podiumopstelling, verlichting, slagwerk-logistiek en specifieke zaken (vleugel, Fernorchester). Dit gaat via fax en diverse telefoontjes. Op de dag van een concert zouden we dus eigenlijk slechts een kwartier voor aanvang binnen hoeven komen en direct op onze plaats kunnen gaan zitten. In praktijk blijkt dat er nog veel afspraken niet uitgevoerd zijn, zodat we in ijltempo alsnog het nodige werk op het podium mogen (moeten) verrichten.

ad. c: transport Naast het werk op het podium is er op de dag van de concerten ook nog het vervoer van het slagwerk van VB naar concertzaal (en terug na afloop). Tot voor kort reed ik dat busje altijd zelf, maar tezamen met punt b. resulteerde dit in de situatie, dat ik uitgeblust was voordat het concert begon. Om dit te vermijden zijn er twee orkestinspeciënten aangesteld (Jan en Floris) die tezamen met de slagwerkers het vervoer en slagwerk- opbouw verzorgen. Zo krijg ik op de concertdagen de tijd om ook het sociale aspect van mijn altgroep in de gaten te houden, bijvoorbeeld om te informeren bij nieuwe leden of zij het niet irritant vinden dat er steeds mensen voor hun neus staan.

Onder ‘transport’ versta ik ook het vervoer van orkestleden per bus. Ik maak per concert een schatting van het aantal orkestleden plus aanhang en deel dit aantal door 50 of 75. Vervolgens reserveer ik de benodigde (gewone) bussen of dubbeldekkers. Soms werk ik iets te overijverig, zoals in het geval van onze China-reis: zowel ikzelf als reisorganisator Ton van der Velden hadden de bussen besteld.

ad. d: repetitieweekend Ons repetitieweekend buiten de deur is o.a. ontstaan omdat ik in het bestuur te berde bracht dat het NSO, het NESKO en het VU-orkest er zeer goede ervaringen mee hadden. Had ik maar niets gezegd, want nu mocht ik het zelf organiseren. Bij diverse orkesten ging ik navragen welke locaties interessant zouden kunnen zijn. Deze informatie, tezamen met onze eigen eisen leidde naar Bovendonk en Rolduc. Eisen van onze kant waren onder meer: niet te dichtbij (dan gaat iedereen op en neer om zijn cavia eten te geven), niet te ver weg (dan zijn we een half weekend aan het reizen) en geheel verzorgd (bij studentenorkesten is een afwasploeg vaak de gewoonte).

Met de organisatie overleg ik alle tijden (aankomst, vertrek, maaltijden, koffie), de benodigde ruimtes (bar(!), groepsrepetities), en aantallen deelnemers. Wat betreft dit laatste punt: het is helaas nog steeds niet het geval dat alle orkestleden er het hele weekend bij zijn, zodat ik een uitgebreide boekhouding moet bijhouden hoeveel mensen er bij de maaltijden en overnachtingen zijn, met inbegrip van het aantal vegetariërs en 1-persoonsslaapkamers. De eerste jaren deed ik dit met potlood en papier, waardoor ik in geval van afzeggingen en laatkomers steeds opnieuw kon tellen. Nu doe ik het per computer: in een groot ‘spreadsheet’ staan kolommen waarin ik met 1-en en 0-en ieders aanwezigheid aangeef. De computer kan dan direct de totalen per maaltijd/overnachting bepalen, alsmede de prijs per persoon.

ad. e: repetitieruimte Toen we nog in VB repeteerden, onderhield ik de contacten met de heren Bert Pols en Rook van der Wegen van de Philipsafdeling Gebouwen & Diensten. Met hen nam ik van te voren de repetitiedagen door om te kijken of het allemaal mogelijk was. Soms ging dit inderdaad niet: Philips Nederland had in VB geregeld product-presentatiedagen voor hun verkopers. Bert en Rook zaten dan tussen twee vuren: enerzijds de presentatiedagen die er voor zorgen dat er voor Philips geld in het laatje stroomt en anderzijds een groot orkest dat niet zomaar elders onder te brengen is. Veelal wisten we samen tot een goed compromis te komen.

Inmiddels repeteren we in TQ en hebben we afscheid van VB genomen. In TQ zullen we geen last hebben dat onze repetitieruimte gebruikt wordt voor productpresentaties. Maar van de andere kant zijn de bewakingsvoorschriften strenger voor dit complex. Met de bewaking heb ik de afspraken gemaakt over de toegang op het complex (sleutels, badges met pasfoto), en verder bespreek ik de data wanneer we repeteren of per bus naar Lisse, Amsterdam of elders reizen.

Door: Joris Geurts

Inhoud VHV Online April 1998 | Colofon

© 1998 VHV, Eindhoven.